Erstellen eines Mitarbeiterhandbuchs für ein Reinigungsunternehmen

KAPITEL 12 -: Dies ist das zwölfte Kapitel von „Der vollständige Leitfaden für den Start eines Reinigungsunternehmens“. Wenn Sie alle rechtlichen Unterlagen vorliegen haben, Ihre Geschäftspläne in Stein gemeißelt sind und das beste Reinigungspersonal und -gerät zu Ihrer Verfügung steht, sind Sie möglicherweise bereit in der Versuchung zu denken, dass Ihre Aufgabe, ein Reinigungsunternehmen von Grund auf neu zu gründen, abgeschlossen ist.

Die gute Nachricht für Sie ist, dass es zu fast 90% abgeschlossen ist, aber die schlechte Nachricht ist, dass die 10%, die noch zu erledigen sind, so wichtig sind, dass sie Ihr Unternehmen entweder zum Scheitern bringen oder zum Scheitern bringen können. Die letzten 10% der Aufgabe, die hier erläutert und diskutiert werden, sind für andere Unternehmer, insbesondere für diejenigen, die nicht im Dienstleistungssektor tätig sind, möglicherweise nicht von großer Bedeutung. Als Inhaber eines Reinigungsunternehmens sind diese 10%, die sich mit der Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs befassen, für Sie von enormer Bedeutung. Bevor Sie überhaupt anfangen können, ein Mitarbeiterhandbuch zu erstellen, müssen Sie sich zunächst darüber im Klaren sein, was dieses Handbuch wirklich ist und welche Auswirkungen es auf Ihr Unternehmen hat.

Was ist ein Mitarbeiterhandbuch?

Ein Mitarbeiterhandbuch in sehr einfachen Worten ist nichts anderes als Ihre Erwartungen an die Arbeitnehmer als Arbeitgeber. Ein Schlüsselmerkmal eines erfolgreichen Unternehmers ist das proaktive Handeln. Die allerbesten Besitzer sind diejenigen, die immer auf dem Laufenden sind und ein wachsames Auge auf das haben, was in ihrem Geschäft vor sich geht. Wenn Sie ein Unternehmer sein möchten, der das Beste aus seinen Mitarbeitern herausholt, können Sie nichts, was Ihre Mitarbeiter tun, Ihrer Aufmerksamkeit entziehen. Darüber hinaus müssen Sie Ihre Mitarbeiter stets an die Standards erinnern, die sie zu jeder Zeit einhalten müssen und von denen sie erwarten, dass sie diese erfüllen.

Angesichts dessen wäre es für uns eine zu große Belastung für Körper und Geist, wenn wir Ihre Mitarbeiter ständig anweisen und sie über jede einzelne Regel, die Sie in Ihrem Unternehmen festgelegt haben, erneut informieren würden. Aus diesem Grund müssen Sie offiziell alle Regeln Ihres Unternehmens in einem Mitarbeiterhandbuch festhalten, das als Handbuch für alle Mitarbeiter Ihrer Lohn- und Gehaltsliste dient.

Warum Ihr Reinigungsunternehmen ein Mitarbeiterhandbuch benötigt

Unerfahrene Unternehmer haben häufig nicht das Bedürfnis, sich von ihrem vollen Terminkalender zu trennen, um die Mitarbeiter umfassend zu informieren und ein Handbuch zu erstellen, auf das sie bei Unklarheiten zurückgreifen können. Diese Nachlässigkeit bei der Festlegung des Gesetzes und der Erstellung eines Handbuchs beruht auf zwei falschen Annahmen.

Der erste Fehler besteht darin, dass Unternehmer der Ansicht sind, dass strenge Regeln und Vorschriften nicht erforderlich sind, um die Produktivität des Unternehmens und die Effizienz der Arbeitnehmer zu steigern. Aus ihrer Sicht werden die Arbeitnehmer ihr volles Potenzial entfalten und Pannen und Fehlverhalten vermeiden, solange sie gut erstattet werden. Der Grund, warum dies ein Fehler ist, ist, dass Geld die Probleme innerhalb eines Unternehmens nicht immer löst. Ihr Image vor Ihren Mitarbeitern kann nicht das eines Weihnachtsmanns sein, der bereitwillig Geld verteilt, um harte Arbeit zu belohnen.

Als Arbeitgeber müssen Sie sich autoritär verhalten. Wenn Sie eine maßgebliche Persönlichkeit für Ihre Mitarbeiter sind, müssen diese gehorsam und respektvoll auf Sie reagieren. Es wird sie auf die Arbeit fokussieren und dazu anregen, jede einzelne Herausforderung, die ihnen in den Weg gestellt wird, mit äußerster Professionalität zu meistern. Es erübrigt sich zu erwähnen, dass Ihre Mitarbeiter keine nachträglichen Gedanken über Fehlverhalten haben, wenn Sie in der Lage sind, ein Gefühl der Compliance in die Köpfe Ihrer Mitarbeiter zu tragen.

Die zweite fehlerhafte Annahme, die von unerfahrenen Unternehmern in Bezug auf die Nichterstellung eines Handbuchs gemacht wird, ist, dass es nicht dringend erforderlich ist, Regeln und Vorschriften für die Mitarbeiter aufzustellen. Viele Geschäftsinhaber sind der Ansicht, dass die Festlegung von Regeln für das Unternehmen keine Priorität hat, insbesondere in den ersten sechs Monaten der Geschäftstätigkeit. Bereiche wie Marketing, Rekrutierung und Einkauf von Lagerbeständen werden stärker berücksichtigt. Ein solcher Ansatz kann das Geschäft in eine Menge Schwierigkeiten bringen. Regeln und Vorschriften für die Mitarbeiter müssen von Anfang an festgelegt werden. Unternehmer erkennen den massiven Unterschied zwischen der Formulierung und Umsetzung von Regeln nicht. Die Umsetzung der Mitarbeiterregeln nimmt viel Zeit in Anspruch, vielleicht sogar Jahre.

Aus diesem Grund müssen die Regeln von Anfang an festgelegt werden. Es trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter eine Kultur der Einhaltung und Konformität pflegen. Wenn Ihre erfahrenen Mitarbeiter die Regeln eingehalten haben, ist es für sie viel einfacher, diese Konformitätskultur an die Neuankömmlinge weiterzugeben. Wenn Sie die Implementierung von Regeln verzögern, werden Sie nie die Zeit finden, sich darauf zu konzentrieren, das Handbuch für Mitarbeiter zum Laufen zu bringen. Ihr Unternehmen wird von Aufträgen und Verträgen aus allen Richtungen überflutet, und Ihre Mitarbeiter werden es schwierig und in gewissem Sinne ärgerlich finden, sich an neue Regeln und Vorschriften anzupassen, die aus heiterem Himmel aufgetaucht sind.

Bevor Sie also die Türen zu Ihrem Unternehmen öffnen und mit Ihrem Einstellungsprogramm beginnen können, müssen Sie sich mit Ihren vertrauenswürdigen Geschäftspartnern oder möglicherweise leitenden Angestellten zusammensetzen und eine umfassende und umfassende Mitarbeiterrichtlinie erstellen, die verschiedene Aspekte ihrer beruflichen Laufbahn abdeckt Ihr Reinigungsunternehmen. Wie bereits erwähnt, spiegeln diese Regeln und Vorschriften Ihre Anforderungen und Erwartungen wider. Dies ändert jedoch nichts an der Tatsache, dass es immer besser ist, in die Mitarbeiterhandbücher anderer etablierter Unternehmen zu blättern, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie Sie vorgehen müssen dieses Geschäft der Festlegung des Gesetzes. Sie sollten auch vorsichtig sein, wenn Sie Regeln festlegen, die nur dem Zweck dienen oder nur, weil dies die gesellschaftliche Norm ist. Jeder einzelne Buchstabe Ihrer Gesetze muss einen endgültigen Zweck haben. Die Gesetze sollten eingehalten werden, um ein gesundes, produktives und vorbildliches Arbeitsumfeld zu schaffen, auf das Sie und Ihre Mitarbeiter sehr stolz sein können.

Erstellen eines Mitarbeiterhandbuchs für ein Reinigungsunternehmen

Beim Erstellen des Mitarbeiterhandbuchs müssen Sie bestimmte Bereiche im Detail behandeln. Wenn dies gesagt ist, sollten Sie versuchen, die Regeln und Vorschriften nicht zu komplizieren. Denken Sie daran, dass die Regeln vorhanden sind, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter kein Fehlverhalten begehen und unterdurchschnittliche Leistungen erbringen. Seien Sie daher bei der Auswahl der Wörter, mit denen Sie die Regeln aufschreiben, sehr klar und sachlich. Versuchen Sie, die Regeln nicht mehr als nötig zu verlängern. Sie sollten auch nicht um den heißen Brei herumreden. Wenn Ihre Mitarbeiter das Handbuch lesen, sollten sie eine klare Vorstellung davon bekommen, was genau von ihnen verlangt und erwartet wird.

Was die Nachsicht angeht, sollten die auferlegten Regeln streng sein. Vor diesem Hintergrund werden Sie nachdrücklich aufgefordert, die Praktiken, Bedürfnisse und Gewohnheiten von Personen zu berücksichtigen, die im Allgemeinen in Reinigungsunternehmen arbeiten. Stellen Sie sicher, dass die Regeln für sie nicht zu aufdringlich sind. Versuchen Sie, ein Gleichgewicht zwischen den Regeln zu halten und Regeln zu finden, die Ihre Mitarbeiter zu schätzen wissen und die sie ohne weitere Autoritätsbestätigung befolgen werden.

  • Verhalten und Arbeitsmoral

Das erste, was Sie im Mitarbeiterhandbuch erwähnen müssen, ist das ideale Verhalten, das Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten. In diesem Teil des Handbuchs wird erläutert, welche Verhaltensweisen Ihre Mitarbeiter einhalten müssen, um ihre Arbeitsplätze in Ihrem Reinigungsunternehmen zu behalten. Seien Sie sehr genau in Bezug auf das, was Sie von ihnen erwarten, sowohl in den Räumlichkeiten Ihres Arbeitsplatzes als auch auf den von Ihren Kunden bestimmten Baustellen. Informieren Sie sie darüber, wie sie sich vor Ihren geschätzten Kunden verhalten und wie sie sich verhalten sollen, wenn sie mit den Kunden interagieren. Sie sollten ihnen auch in klaren und selbstbewussten Worten erklären, wie sie sich mit ihren Arbeitskollegen verhalten sollen und welche Haltung sie bei der Arbeit in Paaren, Gruppen oder Teams einnehmen sollen. Das Hauptziel bei der Festlegung dieser Verhaltensregeln sollte darin bestehen, Ihre Mitarbeiter zu Modellarbeitern zu formen, die leicht zu verstehen sind und eine sympathische und wertschätzende Haltung haben.

  • Sicherheit am Arbeitsplatz

Das zweite Thema, mit dem sich das Mitarbeiterhandbuch befassen sollte, ist das Thema der allgemeinen Sicherheitsrichtlinien. Das Reinigungsdienstgeschäft wird nicht oft als die Art von Arbeit angesehen, bei der Mitarbeiter anfällig für Verletzungen sind. In jedem Berufsfeld, in dem brennbare Gegenstände, Elektrogeräte und Fahrzeugtransporte zum Einsatz kommen, ist die Formulierung einer konkreten Sicherheitspolitik eine Notwendigkeit. Ihre Mitarbeiter müssen sich der Sicherheitsvorkehrungen bewusst sein, die getroffen werden müssen, um vermeidbare Unfälle, Katastrophen und daraus resultierende Verletzungen zu vermeiden. Da das Reinigungsgeschäft auf Service basiert, sollte die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter oberste Priorität haben. Um dieser Gesundheit Priorität einzuräumen, müssen Sie Ihren Mitarbeitern beibringen, wie sie während der Arbeit für Sicherheit sorgen und sich in einem gesunden Zustand halten können. Wenn Ihnen Erfahrung und Kenntnisse in diesem Bereich fehlen, können Sie sich an einen Sicherheitsexperten in Ihrer Branche wenden, wenn Sie die Sicherheitsrichtlinien in Ihrem Mitarbeiterhandbuch ausarbeiten.

  • Verbotene Substanzen

Einige der unerfahreneren Unternehmer fühlen sich oft unwohl, wenn sie sich mit dem Thema Drogen- und Alkoholkonsum (oder Missbrauch) durch die Beschäftigten befassen. Bei der ersten Überprüfung Ihres Rekrutierungsprogramms sollten diejenigen Mitarbeiter herausgefiltert werden, bei denen in der Vergangenheit Drogen- und Alkoholmissbrauch aufgetreten ist. Bei allem Respekt vor Menschen, die an solchen Komplikationen leiden, können Sie es sich nicht leisten, Arbeitnehmer einzustellen, die eine bestimmte Form von Sucht entwickelt haben. Drogenabhängigkeit und Alkoholismus können ein Hindernis für die Produktivität einer Person bei der Arbeit sein. Das Letzte, was Sie brauchen, ist, Mitarbeiter zu haben, die an wichtigen Tagen des Monats abwesend sind, nur weil sie sich nach einer langen Nacht mit Getränken und Drogen von einem Kater erholen.

Unabhängig davon, ob Sie es bemerken oder nicht, werden solche unanständigen und verantwortungslosen Handlungen Ihrer Mitarbeiter Ihr Unternehmen teuer kosten. Auch Mitarbeiter, die Drogen und Alkohol zur Arbeit mitnehmen, können für einige Ihrer anderen Arbeitnehmer einen schrecklichen Einfluss haben, insbesondere für die jüngeren, die noch am College sind. Darüber hinaus kann das Trinken von Alkohol oder das Einnehmen von Drogen während eines wichtigen Auftrags eines kostbaren Kunden dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter ihren Fokus verlieren und einen mittelmäßigen oder schlecht ausgeführten Reinigungsjob ausführen. Daher ist es unerlässlich, dass Sie den Alkohol- und Drogenkonsum sowohl während der Arbeitszeit als auch nach der Arbeitszeit ausdrücklich einschränken. Was den Alkohol betrifft, möchten Sie vielleicht ein wenig nachsichtig mit den Regeln umgehen, da das Trinken in vielen Gesellschaften als gängige Praxis angesehen wird.

Eine vernünftige Vorschrift wäre, Ihren Mitarbeitern zu gestatten, nur Alkohol zu trinken, wenn sie innerhalb der nächsten 24 Stunden ab dem Zeitpunkt, an dem das Getränk konsumiert wird, nicht auf einer Baustelle beschäftigt sind. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jedes Mitglied des Reinigungspersonals in guter Form und voller Ausgelassenheit zur Arbeit erscheint.

Sie können auch festlegen, dass Ihre Mitarbeiter auf unbestimmte Zeit suspendiert oder von ihren Verpflichtungen entbunden werden müssen, wenn sie im Besitz illegaler Drogen sind. Wenn einer Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf Drogenmissbrauch oder -besitz in Schwierigkeiten mit den Strafverfolgungsbehörden gerät, leidet der Ruf Ihres Reinigungsunternehmens unter einem schweren Schlag. Strafanzeigen wie diese können Ihr Unternehmen schwer verletzen und sogar dazu zwingen, Ihre Meinung über die Unterzeichnung eines Vertrags mit Ihrem Unternehmen zu ändern.

  • Kleiderordnung bei der Arbeit

Das Mitarbeiterhandbuch sollte auch Richtlinien zur Kleiderordnung der Mitarbeiter enthalten. Nur weil Sie einen Reinigungsservice leiten, bedeutet dies nicht, dass Ihre Mitarbeiter das Recht haben, in jeder gewünschten Kleidung zur Arbeit zu kommen. Es sollte eine bestimmte Kleiderordnung geben, die sie bei der Arbeit jederzeit einhalten müssen. Einige Reinigungsunternehmen haben spezielle Uniformen für ihre Hausmeister und Zimmermädchen. Uniformen sind nicht obligatorisch, verleihen Ihren Angestellten jedoch einen Hauch von Professionalität.

Uniformen mit Ihrem Firmenlogo könnten auch eine clevere Möglichkeit sein, Ihren Service an Personen zu vermarkten, die Ihre Mitarbeiter während der Arbeitszeit bemerken. Für den Fall, dass Sie kein zusätzliches Geld für die Anfertigung von Uniformen ausgeben möchten, können Sie Ihre Mitarbeiter auffordern, angemessene Freizeitkleidung anzuziehen, die es den Arbeitnehmern erleichtert, sich professionell vor den Kunden und der breiten Masse zu präsentieren. Seien Sie nicht zu streng mit der Kleiderordnung.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Freiheit, sich nach ihren Vorlieben und Bedürfnissen zu kleiden. Solange sie nicht in widerwärtige Party-Outfits gekleidet sind, können sie gut zur Baustelle aufbrechen.